展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
; G. ~  ^$ G" w# E0 O$ y; v5 i
编列预算八项原则
& F7 b/ s/ w" H- u* I1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
; m& ]7 n9 S3 e4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
+ e" O# y( v: L( A. P: P. d
4 @' l, e; F  A! U2 e二、
预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 0 z& r; f8 |& C. y+ C	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

4 U" i1 u! r9 d+ h  u/ y( {  H三、展览活动预算项目
　◎　收入
4 M, `8 M! H" {１、会务费（注册费）
+ L$ a5 e( F: z. G- U由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
$ c+ m$ P  |$ i  u2 _由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
7 X% y- y0 q" s4 w9 a４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
, b* ], c. M+ `, z0 X' S+ c　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
, r* V$ C) {  n7 M* `. b" @大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
- a" d6 r3 D' S费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
: S* X5 P3 @, C6 y. Q: {2 v( O) b) m４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
% a# ?6 e5 B' e! Z6 B: }3 X3 a2 K' f5 k都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
+ A2 L3 i1 j, {9 v包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
/ @+ c0 Q6 h# U8 c1 v) a9 }６、节目费用
$ u' H, O, t7 B7 R0 t0 y是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
; Z, A; d0 q: p5 E3 Q７、行政事务费用
2 n4 E, m6 p4 V) R所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
; p7 ?6 \, n8 x' `- g+ E$ N0 }归纳在这专案中。
８、杂项支出
* `; h# \( u) I7 i+ a  L, q1 H* n包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
# F' ]/ z2 B  C1 p5 \
四、展览活动预算编列作法
& l7 L  f$ o6 F9 o# e3 M) |3 F  ◎　费用预算编列做法：
9 ^. r- k) A4 e１、
直接费用
２、
. z! _! k7 O% U# K间接费用
３、
8 S* R8 V+ I- m0 ?- l  o固定费用
４、
变动费用
; l& R% J0 j4 N+ T
, Z$ q; y" E1 c) b2 w% X现金流量表

$ q# M: t) m( N& }

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
$ W# ?3 P4 Z6 V: k5 Z% q& U  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
/ N6 s8 Q2 T2 ~1 H5 i# w- o　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
7 ^0 y. ]( b' _, O1 A8 D7 {６、展现公司的创意与弹性
  o/ j' }4 d9 o- [  M
9 x9 L5 @! I8 a" s! Q; x; P7 X9 r　◎寻求赞助资源的做法
% [7 X4 o0 s! [+ d１、拟定目标
& [- f, }' i2 a! ?２、区分等级
9 p7 V' M5 r5 F% OI．
0 D! {6 S/ Z  R2 V: V1 ]* A3 F钻石级１名
9 i8 s( E) F6 F/ ]  T; dII．
: b* k' `0 ]0 G+ b, K7 _( t白金级２名
III．
2 q1 a# I- I4 t5 K黄金级５名
IV．
3 y1 d0 m" Y* e, \红宝级１０名
5 }! t" V9 ]1 C6 `: EV．
! E( Z0 V' N! b7 i* T蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） + m) s$ N# [* Z

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ! _0 R4 N4 v2 s/ k0 f# X２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示）   B- R5 e0 g+ k9 n& S! {9 B" J３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 6 e& F8 L& }6 I5 Q) k5 }/ w" e! u# W５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 , Y2 J1 l5 Q9 r6 H６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） * f( w  j+ x4 b5 K& x' N

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 9 K) |- D9 b5 V* @3 O3 a２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） & q7 r; u2 a3 ]' U& K３、大会手册封底彩色广告 # O! C7 D/ E; i* A４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 u2 ^. Q& k* w1 A; B/ ?: G６、公司名称列于大会手册赞助单位   I8 g0 f+ K3 C# i* `: A5 \７、年会网站之公司网站连结 / H2 S  K/ n1 W7 U+ p1 q

' Z) L8 H6 j$ ~7 ?

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 * a' S. n$ ]( @; x+ ?  F２、大会手册封底裹彩色广告1 页 6 o6 G8 x/ \+ X* V4 G" I３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 4 Z2 d( L- M4 \: H7 Z４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ( c- ^. h5 y$ p% Q7 t* z& h５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 ) d7 ~6 T2 J1 q+ A5 I

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） , f7 t$ i7 C3 X6 F

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会   d7 C3 y: l5 R/ k% ]- E３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： / H+ l, W2 O4 p  T$ }  f0 X1 i3 j１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 + l, v" `, s" d, Y; t３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
# L- o# i$ l1 d$ ?* {/ {& _１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
" j- W4 m$ p+ {' z0 E8 b２、宣传费用
/ j$ l6 j5 ^2 H" ?. V３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
- Z% u# j+ X' i8 Y$ n' E9 @７、交通接驳费用
８、清洁费用
9 ^  |2 m* a/ |7 Y. z（三）装潢费用
: r9 V! r8 @1 G) \; b（四）其他
' g( o: {, d3 ^# Z2 c' t１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
& B+ V/ s5 m( Q5 H" Y  `$ y　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
7 o3 C# o% R. J, {2 V1 }　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

+ B# w! J( X* b　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc