展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

7 \. g; A! J5 u0 y% w

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
; q- L' i. C# O" k$ {展场活动预算编列原则
2 r% u, l5 p: f5 j  d
0 P' T1 M' K( N- h编列预算八项原则
+ c5 ^9 Q2 T% I8 G7 I/ ?$ O  j1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
* m4 Q3 ?& l% B: l& b' }3、尽量清晰明确
$ i  f$ g. o0 s. [6 H3 j4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
/ F0 v  I7 G6 t3 `( z; {4 C6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
; G7 [; C5 y: X! T! c8 [# l
二、
预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 ! q3 y1 T' S3 |5 N4 O& g	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 4 ]! r, L: @& L& K同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

1 C9 A, A% K& b% n# O+ o% F三、展览活动预算项目
& w6 R& ^8 \9 O  ^( u% U4 @6 ?$ K  q　◎　收入
１、会务费（注册费）
1 `' m. q9 g$ f0 a, t7 m由与会代表缴纳。
1 d/ m$ W) Z9 q# _２、展位租金
. S4 B+ Y8 w  V: l" L* A7 c& f由参展商缴纳。
３、广告收入
8 ^8 ?6 m$ r5 @3 n1 |# u由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
6 M6 ~4 k( |6 q9 b$ {2 r４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
* O! G  O; x" \  v/ a５、杂项收入
% v9 G1 |. Q: d$ T: }各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
% J! H8 s: c& Y: g+ ^　　◎　支出
１、旅行交通费用
' X( i0 ]6 g2 C5 g; z为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
6 r$ U/ y$ o  d) [) ?! q２、场地租金费用
3 {* e$ p" `9 g0 }  p是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
8 o8 d7 {5 J( f3 R# b+ f$ u- g25%。
5 W% {8 t! W/ w0 o! F* M( }2 C8 x３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
- `' J& C5 ^7 X( ~6 C1 V费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
! K: _. E" a2 ]( o: k, J+ g４、印刷费用
- ^; U( I; \0 ?3 u$ N. u0 D各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
& V8 ~& p$ C0 h- e& @) O５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
, M2 v& b9 n% f归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
7 s' G, S, n% g$ A: m  h特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
) [6 w2 Y. P, q% a1 t1 f  ◎　费用预算编列做法：
0 q- [- f: I( w" W$ N１、
8 o1 C. z* b  ^/ P直接费用
* T# p" T- C. p/ p8 q２、
5 p7 C0 b+ @( z1 L7 [7 L5 N* ~$ r间接费用
" g  Y* f& r( C2 q6 [% n３、
* ~, \& L" S8 S0 e. [. e- Z固定费用
４、
* \6 i. T! M5 D7 z6 J: P变动费用
- @: m" u# p5 o, }; i4 @
现金流量表

% m, x, n6 Q0 S; J( }

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
% T! ~. Q6 Q- ?7 _5 u　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
8 `3 o5 `) j0 J& B　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
, _# w, ^9 a6 h　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
) `+ q0 k2 A( }0 O2 R& M　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
( V0 e# ~  C: ?  T1 S６、展现公司的创意与弹性

0 O( L* ?/ H$ F" ?　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
$ K9 ?/ v0 c. n! @２、区分等级
; |$ K( y3 i% K3 p$ z- Z" R( k2 kI．
钻石级１名
II．
白金级２名
  o9 t2 \% w) C/ p( k# t5 OIII．
! s' ^$ M& J; M黄金级５名
. h) V* K7 H9 i# iIV．
红宝级１０名
5 ^0 x2 T2 D0 \V．
蓝玉级１５名

2 i; z2 N8 h6 Y+ y（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
2 r: \2 b$ n0 ~' Q1 V5 P& O! j

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 3 P9 d; {1 u7 V& C0 b; V/ p& `# Z1 U

回馈计划： + H. Q+ Q: h) J# l3 v8 `3 u2 G１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ) n' X8 I& F. X３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 0 `3 i- B9 r: f, L7 G% Q６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 " y$ D8 u0 D# p! k4 G. O

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 4 B$ _* b; D; Q, |4 I; F0 b3 x

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 & B$ O3 x6 |- W# D8 R0 ?５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ( K! ^0 B1 B: f0 K６、公司名称列于大会手册赞助单位 : u- B, `' ~+ c* {  a7 b７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） ' l' U7 @! x- O

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 % B" ^7 ^# I; B1 N: e４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 2 Z( c% }! W1 v, v2 J' a' l: o２、提供1位免费名额参加年会 ; d( u9 U% M5 B2 q' `３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 4 {! u9 r: Q) A( c! F- [% u４、公司名称列于大会手册赞助单位 3 z) y) ?1 R; B" m4 s4 h５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ' }" M* I- {( x' f$ x1 J! Q

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 + U# W3 h5 ^, S２、公司名称列于大会手册赞助单位 : O# k- P2 C* @* d, _9 D( r- ~* m３、年会网站之公司网站连结 # m8 B8 N! f6 u, h& _

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
! [' R6 f. g, e/ _  h, W4 |, ^（一）硬件
１、展场租金。
: x- ~; P, n- \% p8 O2 |/ h" j: v) |２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
9 M- C1 f7 k# B# Y4 |6 ?４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
8 @+ @* Z! d! b2 @( E; I３、人事费用
( s- W7 N% z) _' P( j# \４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
  O, b% u+ H& K, v( X+ S# S& L: t1 J８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
1 x- p9 i! ~/ J8 o% c$ `1 n１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
) J% C/ U  o* d) {４、吸引目标客户参与之项目费用
- X# P/ R1 }3 v1 H5 c" o　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
: }7 ^. N8 Y' \　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
0 N* N9 f' J; T3 P/ J# J/ ?　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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