展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

4 F6 L1 a* x' P. S4 a  U

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
; r8 V! l9 |+ e' {1 b3 }
编列预算八项原则
! i; z  G8 M; l* [5 K) A1、考虑运用时间
; U1 h& T& D) j) j7 u2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
- S* \7 K2 ?3 @9 P5、保留相关资料以被查证
& h& M8 Y. F' l7 H  W: o6、了解各种报账程序与流向
- ^, Z: g6 a; K' g7 {7、运用在正确需求上
( U9 o* P( K' }4 m0 o# ?) S+ E8、考虑回馈计划

& ], [# }: i* g# x二、
预算规划表
: y4 n- v: @; J) C
8 C/ G( G2 K, v: R

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 6 |, Y- c- U$ p7 ^0 I同步翻译人员及现场工作人员费用 0 ]% ?$ G, R/ w+ u, F5 a5 x% r	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
9 f$ T5 n  ]$ l' f: C) [4 `/ c4 D由与会代表缴纳。
- m" p' f2 S3 `9 P1 i２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
, _% _2 }/ h$ G! S5 t由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
) _: K. o2 \% e7 a! g: O0 A7 H; {( y５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
, N$ h' l! O0 A3 ~! y7 e１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
1 b/ u+ }4 y2 ~2 F2 c0 G; ^* N是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
4 ?+ ]/ |; {4 J0 t2 g室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
5 T" R8 A1 V/ y& V7 H4 I费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
2 s, z, B& w; {! b& f各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
" T, s: p. ]1 X% o2 B6 \都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
7 `# z, x2 s- s５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
; i& z, P4 U3 ?) I" q  U６、节目费用
/ x2 c8 H7 d. g是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
8 O- O1 b( c/ {; W0 U2 M及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
9 P$ T- q: y) u" }& P$ n  A归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
3 e5 ?4 P3 v% U, S特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
3 D* O6 Q1 w+ ?; N" B! E7 v  ◎　费用预算编列做法：
8 u, Y* _( o' T１、
$ R6 p8 O' M% v0 v1 i! N1 q/ S; i直接费用
; b( C# R8 Z$ O) a２、
* I) T( }& H7 ~1 t3 N. u5 J间接费用
３、
$ j1 q4 I7 D1 J- ^4 ^+ P固定费用
) o% S1 r) _# q４、
变动费用

现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
/ p: @1 @, o2 R; Y+ S' L　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
, I; W' ]( }& C  L& Z7 C! o　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
; ~3 `; O. R  P' C
　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
2 [* L. p  x1 G9 O% Q& k0 mII．
白金级２名
III．
5 ~2 K( `: S6 E: a! S2 a9 H' {  Z% h4 M黄金级５名
IV．
3 H. G) D: k& V6 z6 U红宝级１０名
V．
5 g9 C% v4 L! i" q5 [: ]. ]+ J% G! c蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
, K' Z  c/ Y. O4 |; R, D' P

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： ! i* _( ^8 T* c: z6 R１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 0 D, l, ^7 B3 Y3 n1 d２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） , U4 z5 D% {6 n! d' ]3 f３．大会手册封底彩色广告 ) P% k: j, |" O+ F４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 : B6 g) }1 h/ p) C4 i７．年会网站之公司网站连结 9 F" y& k, q( e; O$ F5 C) `

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 8 G5 M( {9 E. Y２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） * ~$ k. |, b& K1 V% U6 J8 i6 S9 u３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : I  ]: V  ]* r. H$ l６、公司名称列于大会手册赞助单位 ' {" h5 @) d) w1 b' d７、年会网站之公司网站连结 1 {5 n3 ?# b6 d6 v

. Z0 i( }* A8 O  H8 J8 a  p

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划：   `" h% L4 N8 a/ ?) w# M$ R$ N１、提供1位免费名额参加年会 6 F. ]6 k  G4 q; |２、大会手册封底裹彩色广告1 页 9 @2 v) O' p- r, o/ v5 h1 m! G  r３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 2 G: T- r; l) g５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） - Q0 u" k9 s  V! @4 l& V5 F

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 7 C- |# a- m+ `8 V! g２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 . v' R  A" Z6 v& c  V% n  _; c４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 , M6 m7 d; m# B

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ! \+ t& w/ ?: z+ A9 J8 Y9 R

回馈计划： ) d3 @/ w: R3 A7 F１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : j5 a5 f+ L/ h; v/ ]２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

5 `" h6 h0 w! S7 y- b六、展览活动成本控制
2 a6 _5 ]" j8 x& m. g% f% q　◎　支出面：
（一）硬件
6 f8 R1 E  g4 r2 f5 M１、展场租金。
8 }( u4 E* H+ A: k) J7 D' ?6 ?2 x２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
$ t/ k- i# m* m( |  R: h, A１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
3 u7 R9 F. F: Z  n６、邮电费用
７、交通接驳费用
# [/ ~% `: R8 j- |８、清洁费用
3 r4 _7 |3 Z' a' l# G- ]. w（三）装潢费用
: S  b; N9 T- x6 Z% [（四）其他
. M+ m, T! G8 l0 w3 m8 V* \3 z/ [１、差旅费
. I  G7 O' f  V２、货物运输费用
0 e8 ]# v; ~- ?! h5 P5 ?& c. ^３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
) l6 N; b3 W. w5 Q) k' t1 @: k（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
. T( q* A0 }- o2 J# z6 b( {# f　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
8 F( V: \$ A6 t0 o6 b6 ~/ X- u　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
+ `: d. A1 }# B" |% c0 ^. Y) j5 o; M
0 `$ r5 w  w$ N　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
- O, t( s% u# {  g