展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

# [# X% |  j& T1 y' I

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
% \9 ]4 Y6 L2 B展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
8 Z! n+ h8 D" P6 {. y3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5 ]! ?8 M) \' ?. J$ f5、保留相关资料以被查证
/ @1 Z$ F/ X* {, N6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
8 W" i# i0 f/ O& X. S) g
二、
" U2 U% W2 X" S4 f- _% ~预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） $ X( g' |4 q: K7 W% O8 `4 c% ?. g同步翻译人员及现场工作人员费用 % ?  |# N8 G: y; B# K. U: f	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 ) h  k+ E* j6 ?	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 7 C& z: A2 A$ Q

) }' X4 x! E* _' B三、展览活动预算项目
　◎　收入
; s) e' d, s6 w- t. A4 ^  {# Z１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
  ?- D/ b1 y* j２、展位租金
由参展商缴纳。
9 l9 A% S% u7 ]３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
' j( G' l1 i7 V  J+ Z8 V４、赞助收入
4 T# L. U$ i4 l' X# L- w% j( g1 ^7 S对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
3 R2 G; b. W. K5 J9 j５、杂项收入
6 _! }) a$ |; \各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
0 Y7 \* d* g. A+ O; m/ \! U　　◎　支出
１、旅行交通费用
6 r+ q9 V- X7 Z, j4 g0 u% i) |# L为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
2 [" [) m6 ^3 `8 w是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
2 K; ?0 n: D/ D/ q  f/ B. v室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
. ?* ^$ R( g1 v9 z) [2 r" ]  E25%。
: j. T7 }+ D5 [. S& D1 Y3 N３、餐饮费用支出
5 G. \) ~9 i3 T: C7 x' ]6 ^: F大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
+ r/ F3 E5 R9 v: F( i- ]! b４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
1 n/ U0 l# H- K  Q1 c/ s; _; I8 {都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
# |# x7 S- Q9 q1 K５、宣传费用
7 E2 @- C2 ~& Q' Z7 f  Y包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
8 H7 u7 k' U/ J1 H3 D: y是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
9 l" h  L; Q4 u( `) T/ q3 P及参观等登归纳在这专案中。
( ~2 `: [2 N: B７、行政事务费用
) J* A2 Q; c; R, n1 _" m. D7 k所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
' ?0 V: G& ]1 p  @0 ~4 m
' w0 T2 q/ ^+ o; s四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
% a0 S' ^" Z, Z１、
直接费用
２、
/ E" ], V9 E5 Q( o9 G' v: h间接费用
３、
固定费用
& b; c! S$ ~% z3 [４、
变动费用

( |; s: q% F9 a! z* u  v( a+ H现金流量表

8 e# i& e" N6 O

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

  p& E; q' L/ [- S五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
3 F8 j* V  g4 V4 t1 j" b, X- \* x　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
0 J- {- T8 r3 Y! D６、展现公司的创意与弹性

( ^' ]* k% U( Y" z* e* W　◎寻求赞助资源的做法
3 [) L% l! h& m" K3 _１、拟定目标
# ]& x9 L7 c; f' r6 n7 S+ d( ?; v２、区分等级
0 _3 T7 X* A: Z0 K6 n: FI．
钻石级１名
II．
白金级２名
& u, i% f0 m% E6 q( [* AIII．
5 T2 ^7 e" A& o  R5 E# h% o' ~黄金级５名
IV．
红宝级１０名
V．
( \  c& L) _/ f; N4 `( O" e% M蓝玉级１５名
$ `$ O5 X' k+ g1 o" l% q9 h
6 |: W; ?/ o" ^2 |' X- K% m（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） + Y. ^( g- b  K

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 2 `; K. |0 s1 }- H: b% a6 l! T" K4 n５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 ) x, o2 n/ Z6 n; R2 d9 g" e

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 8 Q) K8 b9 r3 l: S+ I. F

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 5 C: f& @( P" N; z" q* p" E/ l7 A9 b2 F/ R３、大会手册封底彩色广告 ; r1 ^& k! d, P) b: W４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 E- Y" G! S% j7 B1 C. I６、公司名称列于大会手册赞助单位 1 C7 w/ D1 {1 ?. n: x７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 4 ?' E7 i+ P& ?5 Z  q３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 $ N9 _6 X: s  Q: }3 B５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 4 a; N$ Y; D! I7 t

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 5 C" X$ w( m3 a2 n3 m1 y２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 . b# @% _: C2 P: l- v1 x* k; m: }５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 3 Y+ T3 i) y7 |: A$ Q0 E３、年会网站之公司网站连结 & h4 A& ?5 j$ J4 q% g: a; ^

" N2 O3 z% S: [3 e六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
& W$ j2 ^/ y+ k: n; \- V（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
' m) h8 w9 ]+ V9 }' r2 n+ s- Y３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
- I% x" @. c' K9 |. [$ p* v（二）软件
( D3 D; K9 B2 N( h4 U１、展览标志及主视觉
9 E2 f0 O7 v" e/ q! y２、宣传费用
2 G  g% H0 r6 t: o* ~8 }３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
" y. B) A' r! s0 Y$ O６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
* A% p9 G  U/ _& w+ }' D４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
% r5 r/ u# y4 \　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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