展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
3 o# u6 C' Y/ M  V1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
! ~0 U0 h, x! P6 \9 N4、保留相当弹性与宽松度
: x& I$ j% e0 Q2 }5、保留相关资料以被查证
0 c( x5 U$ z: b/ |5 c, }9 K6、了解各种报账程序与流向
3 @& }1 Y- T. Z9 W7、运用在正确需求上
3 c7 y4 g" j! u/ Y8、考虑回馈计划
, a4 L$ c, t! F6 Y4 ~( s6 A
二、
& T0 {( y; X8 b: ]; ?  P预算规划表
* J, {+ B4 F" y: d3 U; G

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 ! G' u0 _% r% L: i! |	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 * U/ a2 B2 B7 u9 p. @& ]0 t	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） : ]7 C3 \3 M2 S( I6 ]同步翻译人员及现场工作人员费用 ' v' I8 Q1 V% ]9 U  O	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
, T( S# a& L0 q- t1 [! b1 z　◎　收入
１、会务费（注册费）
. w6 \0 {' a# s4 x: x; o8 z* i' F由与会代表缴纳。
4 g$ _; |/ l: v. p6 E２、展位租金
% A# w2 M; V/ j* R! k由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
% z9 p8 B  |+ [４、赞助收入
2 u3 U( |8 d. O对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
! {. Z* q* y  X1 Q4 ~各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
- S+ _+ u* ?1 x/ `　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
1 e% `9 p( N5 E6 U+ V/ _２、场地租金费用
- R: r# S# }2 a5 N0 H是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
) ?, q6 _# \: n+ y& S  o大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
' Q" u9 z6 ^3 |$ y! o! K% G3 o都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
% g- \5 e) P. T  m6 U５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
% c' ~/ v0 u: a* k1 ~' G4 F% Y６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
9 [$ c# \" Y( t7 Q/ D7 b及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
9 m( k1 I3 R9 ]+ ?0 R8 a4 o归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
& [: w. I9 A' b5 N. ^$ c$ e3 _特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

- d: z" U* `8 e. l- v6 q1 T四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
; U8 J' ], S  O- x: i" |3 q5 f8 W# \" A间接费用
３、
: \$ J; \5 |9 k4 k2 G0 Q1 Y固定费用
４、
变动费用
+ a4 H  `9 y9 G
现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

) [) [. _/ V; E& Z. }五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
, k. y7 ]" l) L$ h( e6 w3 J4 R  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
1 @, L; w3 A3 l7 t1 A　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
- z5 G  e! n, g; G　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
7 H& I2 m" [/ j1 ?　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
; ]% P1 ?/ I- K* @& |: mI．
$ F+ w2 ?- u% h钻石级１名
0 ?0 ~5 X" \; t; P* a5 k. SII．
白金级２名
III．
: F2 e& y: }# |! i$ D( \黄金级５名
IV．
红宝级１０名
V．
, g5 X4 B6 ]/ W* o' W# L+ x蓝玉级１５名

4 I+ B- E' R* o9 H8 A- p% c+ c3 Y, D8 _8 A（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
# P( A( X4 y3 q. V* y, \

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 3 \6 B5 _- Q: M3 Q4 b２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ; N2 f4 M& V; V0 c' Y2 ]３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 # X& a: {0 K9 P0 |' v& I5 m- r9 O６．公司名称列于大会手册赞助单位 ' S5 @" @9 H9 Q) n' J$ I0 Q７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： ) b4 X1 c: _) q7 F/ v: a" y$ d１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 6 P) c6 `2 o* G4 o" O２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ) f5 ]& |/ m8 g. E9 o7 B. D３、大会手册封底彩色广告 % m4 ^" D+ i, ^1 d) n( T" k４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 9 ~0 o  N& `2 }3 `５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 1 W! N1 b: l3 N9 X5 D+ E７、年会网站之公司网站连结 9 C! ^9 s1 ~& A" e' _

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 8 A2 Q  Y) A8 ]- g7 f

回馈计划：   j; ^7 p$ x; @１、提供1位免费名额参加年会 . Y4 K. e7 X$ c２、大会手册封底裹彩色广告1 页   M6 {8 L, D8 L3 Z" t３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 & y( Q3 V$ G* {. i& L' B６、年会网站之公司网站连结 0 `3 x" K9 s) A, ]

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 0 D7 v5 e4 X+ n/ B

回馈计划： * g) s& p6 z( Y: b  j1 i) R１、大会手册内页彩色广告1 页 5 K! @' w/ i' B; H* |２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ( G. `% @2 J2 U４、公司名称列于大会手册赞助单位 7 q; W( G0 c" v8 z$ Q/ R５、年会网站之公司网站连结 4 _; M: [& w5 b9 h5 z

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） & f* X; q, n" `3 t4 c6 ^

回馈计划： ) G, h9 K/ c0 p1 X１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

. Q5 Z4 W1 [4 h" J4 ~: U1 t六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
0 |9 O9 X- j0 W5 g4 w２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
2 u8 R$ y- v4 |2 B# L' J１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
9 V- u) i9 Q) i1 E４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
9 E4 g+ o1 L  t% c0 t4 C4 }  C６、邮电费用
. s! N3 L. v! a, S７、交通接驳费用
3 h0 E# ]0 f/ |9 D0 s８、清洁费用
（三）装潢费用
2 U7 f% b$ s% f; I6 S（四）其他
0 r* ?: B' _- W) X１、差旅费
２、货物运输费用
- ], u5 n" q0 H- S３、礼品费
7 H1 V+ a. x/ }' y% X+ |/ l４、吸引目标客户参与之项目费用
3 S  ]! F8 W4 n# g　◎　收入面：
' N3 d& {0 t/ z# q（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
, X% e" I/ Q) Y; s& G9 t　　　　（四）装潢、水电及其他收入
  w) h. I' U9 n3 k　　　　（五）政府补助款
8 J2 n4 N+ H' o7 ~　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

7 h) R$ R& q( Q" ]8 C+ A) ^* j3 e' V　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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