展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
& m; }) `1 }' n/ Q) p: q4 o展场活动预算编列原则
, j; P/ h' T8 S8 M4 E2 u, a/ r, l
+ B2 \* ?; W+ {/ C; h编列预算八项原则
1、考虑运用时间
7 `! U/ I7 H* ~7 O- _1 E0 ~0 n2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
+ N& ^8 U4 p( G6 }5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
" W# C5 [2 ?( I2 T7、运用在正确需求上
# O6 s( f% w% f% `. V# P9 J  Q8、考虑回馈计划
: E! }5 d" A5 V& q/ y0 X* C
二、
预算规划表
. x# W) o  {0 @/ I

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 # `+ X* t7 X' \( v	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ! p& W8 E0 M+ ~同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 - m" m5 k4 C1 z. y	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

/ ?1 x* `, ~5 X三、展览活动预算项目
- f( _+ K1 v( e2 H5 P$ F　◎　收入
１、会务费（注册费）
4 B3 i' G; q7 x* Q由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
: M3 g$ w; Y5 z7 G+ a2 `　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
( x/ M! W& y! B. R# N２、场地租金费用
2 G" W0 |( |- b3 C! l是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
1 `3 @  e5 A* |2 I2 Q) u室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
) A2 x6 d2 q) z大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
4 E- G8 c! w6 D; }# _* p* d费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
) z! ~% v& W4 K4 T, A1 j0 T0 Z各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
1 k7 }- n7 H, A! |都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
+ X/ a0 F" ?" [' K" }５、宣传费用
2 p3 |' L$ _0 j: p0 u9 H- A包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
) A8 _8 y2 U, E+ O" y６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
( b8 T/ }9 X. s( w及参观等登归纳在这专案中。
" r  E) i/ q# g. Z７、行政事务费用
* H# R' t8 F8 S2 w所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
& I8 U& W' R; Z3 y. e( n８、杂项支出
) i, U* I- x- _包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
* N2 Q; N- y  v$ c
四、展览活动预算编列作法
& B2 _' [# p6 D7 ?3 f; ]  ◎　费用预算编列做法：
１、
7 G- B, l" U$ r2 W6 i& o直接费用
２、
间接费用
３、
1 W. k7 B. ^. k1 I- [& \5 I% R固定费用
! L. H5 K+ p" Z7 T* o: o４、
变动费用

现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
' h' a: m+ v& f0 [1 g# D# j, x  　１、为新产品或新服务打知名度
1 n$ L+ r( g% @: @& Q% p　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
& k' T# o4 L6 p. t) e- X: z　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
+ U5 c7 y9 I# P2 A$ h６、展现公司的创意与弹性
4 M& w) R) |: V: ^
. z9 [5 u' I: `0 O  O　◎寻求赞助资源的做法
- ]+ ^; w* E- b# G$ I$ U! T１、拟定目标
２、区分等级
I．
% A( }* M# A$ h: V* S: H钻石级１名
II．
白金级２名
4 f' X; {4 i; R4 y6 P% f, GIII．
黄金级５名
5 `) k6 ~5 p$ @9 D2 dIV．
红宝级１０名
V．
1 D$ }( Z" j" M9 S- B% M, r蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） $ B4 Y' d1 A7 _4 q* D1 L0 ~

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 8 p" N( {1 Z* Z5 h0 Y３．大会手册封底彩色广告 0 Q6 n4 e6 }) o9 C" Z9 i! f& ~４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 % g; ^3 ~  _. i" M５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 - E( f; T; t5 E- E7 q' W* F( \# y

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 # J; [' ]6 w# r" }２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） " X* |  K& D4 [# c  x/ G３、大会手册封底彩色广告 ! g! }2 @1 L0 N) s& O. _- s( n４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 * F* ?: T; l4 F# K  \５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ! P' g  K+ H7 o: U! B７、年会网站之公司网站连结

# O9 P6 |6 V% l0 J: `

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ) Q, k7 o# t6 w7 y! h8 ]2 n２、大会手册封底裹彩色广告1 页 8 w5 L. I7 P; b' \３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 / n- q; y8 q" H! |４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 , ~+ }+ `* j, s  h! Y- _0 s５、公司名称列于大会手册赞助单位 ; _( D, z& }8 ^& }６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 8 C7 Z; S4 S% i

回馈计划： ! V$ z, X. ^1 e7 I2 `9 a0 e4 i3 A１、大会手册内页彩色广告1 页 9 G" T! x5 f! H; ^２、提供1位免费名额参加年会 & _/ [7 ?+ x4 q- P$ y３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

" ~$ I) e% N2 \) k2 t- e$ l

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ; |+ z, e& G- I/ M3 }

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结   s) R9 D$ P3 X! o4 X

  [5 {1 v2 l0 G( l9 C- r# F, {9 k8 l六、展览活动成本控制
/ h7 \0 q% g6 c0 A8 ^　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
+ h1 R5 q& I9 T7 x４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
9 F9 ^' A' L) A  g  \7 {) c１、展览标志及主视觉
& c7 W: M5 |7 L0 n  B( b; i２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
% D. w! y# P3 K9 Q５、印刷费用
６、邮电费用
9 \, D+ v4 g3 G9 d4 y6 `/ A７、交通接驳费用
８、清洁费用
( Z9 S# ]! S& n. q9 z3 n, T; j* Z# u8 F（三）装潢费用
! Q4 L' f: u# z& F+ H（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
0 Y4 L6 T5 Q" ?: d7 `/ F2 ]３、礼品费
0 o9 S' b# B! ~; v! G４、吸引目标客户参与之项目费用
) k: j. |- J3 B1 ?　◎　收入面：
( N$ @  f' L! ]3 x, ?; P+ q; `（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
: [7 x% d3 k6 ]& r/ A: `5 f+ E　　　　（四）装潢、水电及其他收入
4 C& l: {/ r" f2 o& _　　　　（五）政府补助款
; y% m8 H2 z$ X　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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