展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
% _! D. n2 a8 X, q5 g7 y
编列预算八项原则
% E9 m7 m! w; t/ z# h# l1 l1、考虑运用时间
& Y7 r( O- |; `# v# F2、项目专款专用方式                 
( g9 @3 l& T  ~- e7 ~0 V) b5 t3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
# s0 r% C$ Z5 A+ ^9 s5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
( A  [$ t0 }; x7 F7、运用在正确需求上
9 w0 n* L! Q: o) h, a: K8、考虑回馈计划
, |) O4 h( o. \" ^1 n0 L( M
' h5 p1 D- p+ M2 W* A, j二、
预算规划表
8 n4 C& y! q# ^4 a% E$ v
- Z9 i3 [/ ?) Y4 w4 E) {0 e5 E& x

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 & u  [3 t" Y0 g* b	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 & D3 S2 ]4 l0 R6 ]* o8 u; b	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 8 k- {  `/ ^# s5 Y同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 7 h- J& @' ]* I0 m) x	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ , I3 g5 ~6 I. m4 v/ G' r

* O7 K0 P) \+ m( r& G三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
# |% Q. p. u: A! J! S由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
" n! y+ [* Y) `; Y6 f３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
4 p/ J4 N# Q8 o3 }# o* [0 ^对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
. @; O" y+ {2 W8 k' p# G* e7 L各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
# g- k; h. U3 b- \# l' K$ X$ ^１、旅行交通费用
' H# l' x+ k. c/ A5 X) r为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
" w  x4 o& i# Q' U/ ^. J& U２、场地租金费用
6 q# g1 h% r- b( [: d7 p: V/ C  L是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
& g) r0 [+ z$ r' V6 r1 k室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
$ c% C9 V. K& F* n３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
7 ]- ]5 n* q& M/ n, \费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
, B2 s% }, P& h; Q1 K都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
  q3 E: s8 t1 c: G５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
. k3 ?. r& c+ O! M% [& r) {６、节目费用
6 m" ?3 ^$ _5 S是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
. ~4 c- G; _. Y及参观等登归纳在这专案中。
; K0 T/ Z" d9 k3 C- t7 ~1 p4 ^７、行政事务费用
" h3 b( H. \9 W8 W4 y8 |  q所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
0 G$ j' |& }7 f- k包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
, ~' {( h, E5 O* m  X# B3 G. O１、
5 I6 g. k  F3 x3 t6 u7 n1 _直接费用
: I$ c, J4 l% H% \4 x+ P２、
) ~$ H: c* c  H$ S/ g间接费用
３、
固定费用
４、
变动费用
0 G! e: j4 M0 K6 }: Z9 d& o
现金流量表
+ F& _6 t; ?% U$ e; i  Z: B

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

0 p" N9 A( S* y- z9 H! k! C五、争取展览活动募款
$ H9 a; d5 a  P, d# B+ r　◎争取赞助之考虑
( @5 N( |# T* l! m8 j0 F" I  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
' {8 u6 e* s" e! Q8 P　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
3 Q. G9 n0 T9 r. E' h
　◎寻求赞助资源的做法
$ R' ^) p3 T6 j* f8 j9 q3 I１、拟定目标
２、区分等级
I．
) d& d$ C3 U. f0 _2 T/ w# O钻石级１名
II．
. q+ {! A- z( I$ f6 K白金级２名
/ m6 W& x! F, Z7 Z3 _5 n1 }5 cIII．
, s+ R7 m. D9 t) ?# n; R, Y. L( S黄金级５名
IV．
红宝级１０名
V．
# f' J: C4 }2 g. W5 x蓝玉级１５名
8 ^- j( J( s/ m+ X
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： ) T" R  R7 z; |１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 : K1 |& n6 y! ?2 V4 b２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 0 n7 d2 t# j: K6 O# h* e& p) o３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 " Q1 J7 \8 r! B8 X) ^7 j５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 + x8 A% G2 a. ~5 i７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： - O$ N! {( H+ c% Z１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示）   _# u4 `, j* {5 l2 j7 {３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 " a: @. s* ~  ^4 }５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

  `0 |1 h- R  G  J3 Y- x# L' i

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划：   l* e3 D- _8 N0 t6 h0 |* {１、提供1位免费名额参加年会 : K3 v/ k2 j: M3 i+ o２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 * D2 q! r5 Q. n0 r9 \+ |+ i５、公司名称列于大会手册赞助单位 ' v; [2 u8 N! h( L" U7 b６、年会网站之公司网站连结 7 e) I- a$ g( ?/ n  ~  A

, G! d3 l7 b5 T6 N

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： $ v: S  `* Y9 E6 s1 N; C& R１、大会手册内页彩色广告1 页 3 p% M+ [" Z' |0 F' _２、提供1位免费名额参加年会 7 l1 F% W/ r% Q３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 9 l, p+ p; s6 |) C４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 & Y! a+ M8 b8 ^: X) L- y1 ?

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 6 i# _7 u0 v3 k- K１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ; F2 x! T8 [  V" [0 `; G9 G３、年会网站之公司网站连结 $ F' A1 `/ h! {4 j

2 f7 r1 D: B; ?' M六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
0 Z7 j* ~0 r; z' w( X$ W（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
6 r, Z$ o' i2 N$ ?２、宣传费用
３、人事费用
0 r4 \8 o/ `" q8 @: `４、开幕典礼、酒会、造势活动
! {) F+ k$ c& H( f0 z( D7 [  y/ o５、印刷费用
0 G, i+ m2 N$ ~/ u& Z６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
5 j0 p0 k1 b3 v; z( U2 U３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
! h& B; g( F- F/ z0 [& ?+ v, [　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
$ s  d" G9 H3 b. A% x　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
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: E8 W. s, q9 o　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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