展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
3 M. d+ `7 x; }3 y  \: B' X' ^展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
& ^' P' E, m9 P. w7 {+ O7 f' z4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
3 p; s! K% O5 Z) l6 O" V! a7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

: x' u; m- m- P, `6 C1 c4 S1 r二、
# \+ B, {2 B3 [- |" z2 g预算规划表

1 }/ k  M$ m! u7 B8 {% M2 b

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 5 C; V* _: m# Z$ y. j6 a* d6 A" ?1 a	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 / j6 }: d# w  d	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） : I' W! y" o4 m8 v$ a$ N同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 3 ]& L% H# ^. b  |/ q	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００   {6 v( N: j$ A: N/ R: s

三、展览活动预算项目
/ I( q* r4 X: m+ R. u6 G$ T　◎　收入
6 h2 a: P$ W1 |# a/ d& o% P9 S3 o１、会务费（注册费）
, D' U+ U/ A5 q3 s2 Y  |. K由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
* u( C) D# \( `# B8 v, A5 Q0 g: s1 H由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
' \6 f8 s% j- U& h４、赞助收入
2 M2 |& M- h2 m6 z7 w! \对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
" T# \+ t( }/ n5 L５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
  I* [$ _  u% L* q8 b　　◎　支出
１、旅行交通费用
8 e* @& E+ F* f2 t为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
4 k: I( Y* O" G. U9 C* n; s２、场地租金费用
* X; [1 J+ P8 P3 _是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
$ `3 F# E" c* K室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
, g" U+ |' e& Z* g2 @费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
7 H& N) Y8 E# g) w& _5 x( {$ O) A* V４、印刷费用
$ H+ G8 M6 {, Y- z! k9 G6 i各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
/ b5 G$ ~$ N1 O都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
2 b2 X; C$ z; y５、宣传费用
. y0 o3 e! Q7 t; l. X3 F6 k包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
( n  X6 G5 B( F, h- M8 c+ W- P* w2 C及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
# w! E) S- k; H  W% `4 V包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
/ \7 n* ~, W# u4 V特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

5 y/ J* g/ ]( B: l, T3 v" v6 [1 ^9 X四、展览活动预算编列作法
. B! @$ b6 q# c, g/ D& R# V8 y; A6 p  ◎　费用预算编列做法：
１、
) Q1 R$ j7 v6 g6 o# S( B直接费用
２、
间接费用
  J5 \0 Z9 T# Y3 o5 z' T9 @, V３、
1 U' I  U% S2 q7 m# P* G( K+ a# x固定费用
４、
变动费用

现金流量表
9 \9 y/ y6 n+ w2 t1 S

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
2 G( y6 }1 e2 A; {' j8 @　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
& n$ m  r& ~$ N* r; i% Z& a　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
% k' d  `! w1 X& y$ R5 [% j! `6 y! U　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

2 ?; L  L: {- v* c0 [, m4 E; G　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
) O! r8 d" m# \8 _. y２、区分等级
I．
+ F! w- @' z, E9 T钻石级１名
II．
白金级２名
+ m, y7 \1 R1 v& M; ?8 J/ r/ GIII．
5 H2 T5 j2 ?, f0 R" Y黄金级５名
9 j/ U: j# ~3 D4 ?* w5 P) v% @) PIV．
红宝级１０名
V．
  Q% V) K% g& P. C蓝玉级１５名
$ ]( g2 Q5 D) a) N! o  n
+ v5 ~+ L) G4 y0 i（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 1 C4 C6 L) h/ e/ K5 M

回馈计划： $ n! ^( h, r# e１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 9 n; m% `0 W4 u9 j( m5 q' {  c７．年会网站之公司网站连结 - t. P, K) S6 e6 u  g* u, K

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： 5 M' a5 G* i6 B# J  b0 o9 ]１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ) p" k. [8 k6 x) N２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 + Z; z6 `, D" [4 _４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 # n2 N/ z# i9 s' N& z  f% V7 C５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & @9 S" @; X* l: w9 N: n3 |" e６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 9 y4 f; B3 _: a! y2 G2 @# O5 x6 u) Y

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 1 s% d# m0 m: S3 a

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 . h% M0 j& ^# R7 u2 U5 J0 n! }３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 0 v$ ^$ t8 w( ^' d４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 * b5 X% z8 K. g  r- ^5 J/ K( i６、年会网站之公司网站连结

6 U" |- l9 z/ G

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 7 [- @3 e; f! M+ s

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 - Y4 D' |3 C8 G8 l$ _8 F２、提供1位免费名额参加年会 " a  ~" ]3 V! j+ g# s３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 / P0 W0 r# p% o' Y& b6 u) c４、公司名称列于大会手册赞助单位 3 P) i# {+ w+ \( F+ p５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： ' r4 ]- ]! k- t6 }4 i１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 8 t( ]/ z4 a% J7 s( f( ^２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
  I( P6 X/ f3 I6 V8 `　◎　支出面：
8 Q; x$ k! [9 C1 \（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
2 @7 M0 G3 o6 c３、设备使用租金。
  X5 q$ e+ r) x2 v  D４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
5 @) w  p' y- l% U５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
, w) [5 U) E5 ]1 R' [: p８、清洁费用
+ }% C' {* E0 f, Q$ r2 A( ^（三）装潢费用
  P8 J, |8 L6 E7 p& o（四）其他
: e* y& A2 `% f) b2 ]１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
! m6 h! H/ W: X, g/ j% p４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
0 z  y' i; P' h- f) H　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

# M! }4 M0 F% F3 L　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc