展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

6 [. n/ o6 Q5 E6 A

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
7 X" G9 Y2 S0 W展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
8 C1 t1 n- ?) \, {* G1、考虑运用时间
/ q$ u3 C9 E/ _3 x4 P9 G1 Y+ O+ c2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5 a4 p* T; x8 W5 q$ q8 n5、保留相关资料以被查证
& z+ V) G$ C- ?, e4 n& e6、了解各种报账程序与流向
) H% D7 Z8 l# I& \1 E! S7、运用在正确需求上
! \. @  D' T) G- C, W$ `8、考虑回馈计划
7 b* R7 a$ K: i. s: g
- A$ T% {' R( E二、
预算规划表
" m4 A9 k" u" P, r
3 w( T9 x2 _6 w  d, P

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） $ b9 y" X7 u- V同步翻译人员及现场工作人员费用 6 }& ]3 R2 S  u' U1 w8 [$ P	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 ( X+ o) V4 R! I/ n1 I+ o	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ : g' n) N# l8 T$ ~6 p. h1 ?

三、展览活动预算项目
1 M2 W% K2 R% d& J+ V$ R　◎　收入
１、会务费（注册费）
9 \0 T! Y* U7 d  j& b2 `由与会代表缴纳。
3 ^9 {3 @+ x' O  i２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
+ S6 `) E0 b- c8 F$ y4 g2 j" ]４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
* N- |5 Y9 m) w1 @$ |# c2 \５、杂项收入
" E. }% [8 y3 n1 G6 C% |3 g1 ~各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
5 t2 s5 a* A- E  ^. y4 h　　◎　支出
/ T2 ^5 ]: b( E１、旅行交通费用
5 a2 D9 q+ }2 }0 W! C为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
! ?; I) _3 G  Z25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
7 }3 d- k8 H, }7 S4 _; f# [% K５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
& |8 l$ z3 l$ s5 k是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
5 G/ I9 X9 m/ y# P- J$ M７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
* A% s+ R/ J* ]* _4 ?" {: {! K包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
( Y+ B, B$ x, i; E" |9 {6 b  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
间接费用
３、
: j$ l7 Z2 D) i( J. X4 T固定费用
４、
变动费用
. R) D; d5 r5 k/ q9 `
! U0 W/ r/ `6 o, a& W& Z现金流量表

( ], A. S; t3 }) I- J! ?: g# i, i1 t

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
4 t* [7 k0 N% p6 E4 X　◎争取赞助之考虑
" W: \# _6 y* _3 t( E2 }4 `! @  　１、为新产品或新服务打知名度
) h* ~5 Y9 L' ]! e　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
% c* R+ E, N$ H' u. E　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
/ [1 H% b2 E! X1 f- ~６、展现公司的创意与弹性

# I/ f- i3 u. [2 |( r9 \- e　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
  X+ s. P) w( }' m  v, L0 T* qI．
钻石级１名
  F& \! X' j' h# f7 `  gII．
* r6 x0 A* J. k& x$ h+ ?+ l白金级２名
III．
  M( i% A8 L% o( D黄金级５名
IV．
红宝级１０名
' X; D, x% H4 F3 SV．
蓝玉级１５名
+ `% ^' `7 p; P; I
' g0 E5 k, l/ `( r5 p! h7 E% ~( U（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： # p" O; m9 k" T9 ~, B1 K１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 : E4 `, V- O( E8 H6 p% x２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） : f+ j# ^# k# R5 x6 ?: E３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : v2 M- T9 \" O+ Y. O2 K; q６．公司名称列于大会手册赞助单位 ) H- Y! y! t" Z1 P  o７．年会网站之公司网站连结 0 w$ I+ ]" s& F0 V4 J

: W1 a5 J# Q* ], r% a

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） & M# C; C  h1 Y; O: B1 P

回馈计划： 9 L3 B8 I- b: {& \9 F; q# W１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 o0 c) T$ H4 B4 R: v５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

0 N6 J/ q; i+ }) F$ e

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） . L/ [+ I- v* C& F. C  V

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ' d) M0 _1 A: |9 b$ I# t* n２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ) l/ C1 ~8 U; z1 d３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ! w% c) R1 l% n  [$ H' u. R2 C４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 6 B. L! @3 x0 S. T: n* C５、公司名称列于大会手册赞助单位 & \7 r0 E6 b) V! k6 w' F- d６、年会网站之公司网站连结 4 F: |! b! v7 A3 e

: F: p; \2 b; a& ]; n- g

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 " h" `- h2 |2 `! [' F2 ~7 F% s$ k３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 $ o2 y) m  r8 n, n/ e3 h４、公司名称列于大会手册赞助单位 $ T; R! l3 G# Z0 Q& }" W５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 5 B7 W: k' X$ [+ F+ L! p9 Y. D２、公司名称列于大会手册赞助单位 9 e1 \% g# d8 y! T/ V３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
# o: x+ h6 }+ u5 K  O# p　◎　支出面：
) {8 e" Z0 W! d( n9 n6 q* E（一）硬件
" Y6 S( q7 |. s& ^/ R１、展场租金。
9 R' Z# w: T; }( X! J5 o２、水、电、空调费用。
3 L: m: j$ s5 K8 s6 A- Q. K３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
- m5 q+ X" u$ C% q４、开幕典礼、酒会、造势活动
, A; p3 u! r* P' Y( b, I3 x4 S5 ?５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
3 v, H  R! c+ j８、清洁费用
7 z$ {1 y2 ~0 e2 R  L& v0 v（三）装潢费用
5 W' m- E, D- L( s/ Q. |8 ~（四）其他
2 \( u; w+ F' y6 G１、差旅费
２、货物运输费用
0 v, S% @, V/ j3 V/ K4 M３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
% ~9 R! A; J0 O+ E7 F　◎　收入面：
# K' n5 i$ W& B0 Z  ^5 Z' X（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
. U2 C* V- L0 s/ ~: f$ P　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
$ y5 M# b. _  f' ~8 w　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
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　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc