展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

4 _  C+ X6 I, }3 U编列预算八项原则
' l( J5 g% a! [( o1、考虑运用时间
! e2 D& ]2 w( l$ p- y8 \2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
; [- V# K4 J# K: |9 I( W& o2 S5、保留相关资料以被查证
/ D: x+ P" J# |5 U9 m4 ?2 L" L6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
* u) e* L) c# m+ M& S0 r) x8、考虑回馈计划
% C& w8 W1 Q  G/ Y; {" |/ p
二、
预算规划表
$ Z" O" N$ `7 d& C7 c, [* ]

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 0 V# s( X- `6 \& u) N- ]7 A	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 2 H" C- i0 o' e3 E2 \! \: S  e同步翻译人员及现场工作人员费用 / i9 s; F- q( \9 \- X; U7 K	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 , _; J4 ?$ @0 Z	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ - _8 W) q3 r" `% Z0 M2 b

1 r, b* @3 ?! v) s: L% q+ Q) }9 J三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
6 k0 o3 R" A3 H0 S% e1 l! U" @由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
& m6 x) a4 f, E3 H由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
% g. D" L% T* I1 q５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
8 l8 `/ Z/ b1 O2 L+ K　　◎　支出
１、旅行交通费用
+ }5 n1 n3 ~) x. Z为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
: P2 X! q3 O9 X& w5 t" @( R费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
1 ^( D1 ~7 Z8 }( r+ d# r６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
! [0 L8 P6 Y$ U# V1 r+ T及参观等登归纳在这专案中。
# o* _# {9 x$ F) ]* W, B- M) \７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
8 e6 b( x. M5 r& f/ P特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
5 G- I$ z. k2 s3 s: ]% i: ^
四、展览活动预算编列作法
7 `2 H  H0 \1 G0 s. ^  k1 @  ◎　费用预算编列做法：
* K7 [  `; ?4 U6 r/ l7 s１、
直接费用
２、
3 H1 H/ {0 o) f, B7 ?间接费用
３、
固定费用
４、
变动费用
' ^5 U1 q1 P+ {" W
' t# Q7 M' u* z' X! k现金流量表
8 Q4 |! t0 P) Q3 @. m% A
3 P& w0 w$ \7 M  a2 X

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

1 y$ b( S- @- `  r/ i五、争取展览活动募款
) U0 K1 C' ?$ Y: h% B. W/ X0 S6 X% V/ t　◎争取赞助之考虑
3 `1 Y5 ]: v! }6 c6 i+ c: N; d  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
6 h6 _) C6 Q) }, D6 w: ~( s　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
5 T% w8 g+ |* r5 [　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
! A. ]5 R8 x3 r5 ^６、展现公司的创意与弹性
2 q2 T* S$ q: F& z+ }5 }
　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
# |3 Z  ?+ T/ J/ A( uI．
钻石级１名
II．
白金级２名
5 m6 N  M' A+ aIII．
黄金级５名
IV．
红宝级１０名
* {* f* m" |/ |, V8 aV．
蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
! k+ c* Z8 N+ X' w

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） + l1 _5 Y/ h% n2 Q３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ) X1 d) L) C. h; V+ D0 Q, H0 g５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 * Y# [; h* }+ k) e0 ]9 r

; {( @% c( x6 g5 E1 k

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） $ |8 j$ C4 P+ ~7 v% m1 ~３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 F" k% V5 H' F: S６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） , n  w" Q0 {  O5 I2 `

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 4 M) o' z5 E! B; z1 l２、大会手册封底裹彩色广告1 页 * P) S  P, N5 r- i. u4 t' \5 |３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 $ q# ~! a, F# S/ g0 q1 }2 S

7 q2 L3 ^( L, ^# w- u3 I& }5 G# o

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 7 q; W7 |  Z9 E8 R: h２、提供1位免费名额参加年会 ; l6 Y8 g* F( R% l" l３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 $ h* ~# D% Q: b. \５、年会网站之公司网站连结 : o5 _5 j0 \4 S6 y# X' P1 s9 E1 ~

* I8 ~+ X0 Z; ?- F6 E

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） . ~8 B' n9 X. w

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 + o( L8 j/ i6 S8 b! ^4 v: l３、年会网站之公司网站连结

! s' D; g3 o( K% }* ^8 r; M六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
/ l+ Q% J& G( z- o: u6 \１、展场租金。
  h9 q# a* l( E$ W3 L+ B２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
  R2 T2 N( J3 p5 @* j5 Y, g（二）软件
/ q1 A6 @/ J% z% ], g* y; R$ {１、展览标志及主视觉
. @9 C: K# @1 c' f$ w% M２、宣传费用
* U. a8 ]$ f, D, }; a% X8 c4 ]３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
+ \! l; g9 D0 Q3 I9 E& ]  z, Z６、邮电费用
7 k& R0 _' E4 ~& D4 l3 {( ^8 I７、交通接驳费用
+ B, Z% K. z3 U3 C; i8 i& \, y# ^5 a８、清洁费用
（三）装潢费用
* k0 G  k+ h$ I: u2 z; q（四）其他
( U1 H: R9 ^0 ^% M& r5 _" @１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
+ `) k. d/ `4 T0 l6 y2 i: B! ?# K* O　　　　（二）参观门票收入
" x' G- s8 h$ D+ w# [　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
. V! L6 k! F9 ]; d　　　　（四）装潢、水电及其他收入
4 p9 t( R4 Q/ c8 d% Z　　　　（五）政府补助款
- Q% N* y$ z  e/ G　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
( _( O$ y, P) O0 e5 R. h8 C- p7 d) H) s
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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