展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

" y; t6 A& [/ i6 _" v: [

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

! f2 [4 B  a' t6 `编列预算八项原则
1、考虑运用时间
. }" L3 R7 ^/ Q- j' Y" ]. Y2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
2 e: n" N* ^$ F0 b) H' k6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
' h& z$ O0 l+ N3 e0 F
二、
预算规划表
9 s) U/ L! s  h: V6 t7 s9 b4 F6 P
+ ~$ M! X2 O. j7 C, T. }

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 4 C0 O5 L. b! G( N7 y4 r	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 ; }* c* e" a7 b& A' h	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 9 L( K% e: `, s) z2 J" z4 v

三、展览活动预算项目
0 B1 K' O* x. Q  K　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
. \/ p5 T# P5 H0 n6 H4 r, v由参展商缴纳。
３、广告收入
2 ~+ u; q0 r* L; t由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
) f* ~$ }* k7 J+ W3 K4 n! W" N4 }５、杂项收入
' {! C8 r5 j% [2 B/ U8 w各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
% J! r4 J( ~0 }2 P5 e4 y& M为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
3 R! A- |1 c" u( d& Y室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
3 Z0 c% g( A& D0 D6 z2 i2 x25%。
1 K6 j$ W2 s* |" h' @2 t３、餐饮费用支出
+ I3 f! d5 {6 u/ ?大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
$ [2 w2 S" k* }费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
% d$ Y6 x; c, E9 [! ]４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
5 j3 L$ \) F% ~( h" Q5 s都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
) @% I% L  [( q* k2 i& f$ @0 m& G５、宣传费用
1 O1 f8 @. A* v$ |) T! Y包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
( Z# ]  \3 H, p& \# L7 h所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
$ ~& o8 u7 h7 d5 N归纳在这专案中。
８、杂项支出
- P( s4 N, J3 Z8 k包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

# F2 G/ e% Y- E3 m* H7 q$ n四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
) t0 p8 y  V. |0 L3 r8 E5 }3 L7 E2 {２、
; I" M  X4 m' a% y( u) }2 ?间接费用
３、
固定费用
４、
% `% q8 S& M- t/ y变动费用
! h, k* b* F; f; o; R# @# D$ J& [
% r; [) L5 F" Z现金流量表
' w# J" w' N7 Y+ d0 Q4 W/ u
5 v* @" Z  {! z1 H+ i) d

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
/ p% i) o: v2 j+ f　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

$ w2 ]. {# q2 @! ?" f　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
I．
% p/ l1 d. [5 z6 O" f钻石级１名
0 \% O. L* H; g! vII．
白金级２名
III．
9 z6 ~4 B' L, p- h1 A黄金级５名
IV．
红宝级１０名
1 P# o! J% d' GV．
蓝玉级１５名

. O/ T) H4 J2 i8 ^1 A& c（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
: V! e( h9 N' F; V5 X; [

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 6 _: i% X9 s. M4 j% U7 Z２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 - h; u1 u( q' q! B4 O( j５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : W$ z/ C4 V/ ~5 e* }６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） ' o* k# M7 H3 {2 o# y; D+ O

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 9 ~2 h# f4 p, j5 G8 Y2 [２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） # q4 w  A% _4 r+ Y３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 & Q" ^" a+ G9 o9 A# ^７、年会网站之公司网站连结

' [8 F% p9 I* z1 P* P6 P; _

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： 7 \" S6 L' _6 l１、提供1位免费名额参加年会 ' L& o1 B4 N- R! e) [２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 8 k! r5 b8 r# X" }9 q6 h５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 5 @% T% g, M+ f7 q" H+ ~２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & c6 j6 N0 S: D8 E/ Q# j/ z４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

/ y& r/ b, F* b, q3 ?5 c4 p2 v$ X

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） , E* [8 s& W# y' u% N2 R4 K

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ' y6 j% i4 w' K8 D( }' k9 V３、年会网站之公司网站连结 6 F4 t0 h1 x8 b) n; j" ~3 B

/ k2 g0 E* y; z9 x六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
) \1 h+ v2 C% \（一）硬件
１、展场租金。
$ x" F5 B, Z9 T% }２、水、电、空调费用。
" H! _; B% N% z; M0 [0 D３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
9 I7 p4 ^( _8 x6 Y7 m; s- c. K（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
4 H! H+ R5 {  t4 }. W3 }* U2 j$ h５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
0 L/ j% p; g& w/ H0 Z（四）其他
１、差旅费
, W/ Q$ z" n( V8 Y２、货物运输费用
8 _0 e9 U( n5 B% n9 @+ Q３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
6 l3 Z! V% ^. R4 ~2 Y　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
; U4 m, ?  d# Z% |　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
# c& p# G! y& |9 M5 a) K9 s! E　　　　（四）装潢、水电及其他收入
( W- o  T; E( u( M9 Q$ q6 T　　　　（五）政府补助款
5 c; s6 _  F( E; V6 N& ~8 K# A: p　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
5 Y/ {' }8 k+ ?# T
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
0 ~3 v  ?4 F3 I% V  |