展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
; y+ S# Z1 I$ Y2 b5 S! r2 Z
编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
! J) A# ^0 F& k: Z, P6 u, Y5 [3、尽量清晰明确
7 k1 N# U( z1 z! m6 B8 g: N4、保留相当弹性与宽松度
: N2 U* A1 u, s! o+ n$ I& W0 K5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
$ ?% ?+ |$ E8 n/ _7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

( K) G! S5 j( Q& ^. V; P4 ~) {% q二、
预算规划表
# }, k9 Z9 K6 D( F" M* {
: U" d* t7 Q5 F2 f( U/ p6 ?! T  P3 t

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 ) F$ B" b% }( @+ b' d  S+ n	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ' T/ v" E( t  F同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
' h) p3 i! \  ~4 V１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
8 Y1 ]5 w  {% k7 u# B9 T! O２、展位租金
0 v) a8 H$ N/ j& X% U2 z6 c由参展商缴纳。
３、广告收入
/ r5 M: q/ d% T! U: H% h7 M  t4 |由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
/ W8 H, x7 q% N$ |8 u. G４、赞助收入
% P5 O7 ~" `% m/ J9 Z8 r; }对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
6 M6 ~8 X3 \/ x8 I, B7 O各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
7 y' K4 a, w8 W为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
8 T$ v3 z* M4 b  L; q1 `0 [! ~是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
7 N5 o9 L/ G) p( s2 E8 i) N室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
6 p  o& H. Q6 m" @４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
6 V8 k/ \' F7 V4 Q  S! D0 _都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
$ w* Y  c# |* n: ?1 Q包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
1 ?+ y% m" J6 Z; f+ Q: I& r% I' d６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
: S' x1 r6 G: ?5 }' h及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
+ c. ~& l4 H* k% b! e归纳在这专案中。
８、杂项支出
  O, ~( u6 X2 p& }# C$ V" n包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
; W8 Y; J- c! w; B. G+ x特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

6 K! e- I/ D+ q7 w2 n四、展览活动预算编列作法
7 I, C" ]1 M; Q9 X0 C/ `  ◎　费用预算编列做法：
１、
! N* |9 d" M4 H9 X/ z直接费用
' e/ m/ k% i( |/ w1 Q２、
间接费用
３、
固定费用
0 x. A, o$ q5 Y  F0 X/ Y  _6 X４、
+ U3 O- P/ s2 S9 y变动费用
9 Q5 m8 x6 v9 {% N" W
现金流量表
5 L# C' @" }& [1 g0 U7 f4 r1 f, {7 L

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

1 N7 d+ k* l$ D: C+ \3 O五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
5 \( K2 x! A8 J4 W2 N　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
3 |: ?! ]8 m2 p! K8 m- M　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
) w1 P4 K# W( Q) C8 W2 ~! D
* n; S7 i1 y2 y9 `5 I　◎寻求赞助资源的做法
+ X- i* o/ U" k１、拟定目标
6 ]: U) U' c3 O2 K9 P; y２、区分等级
4 \) T+ W* h. Y8 M  ~8 bI．
) q0 ^8 o6 b- Q2 ^' \6 O钻石级１名
8 q$ X* _- O, n6 R& e# k/ t8 }II．
白金级２名
III．
' c5 @# Z. m, ~, ^4 O2 d1 r& Y黄金级５名
IV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
  d( g$ x2 i/ d% _# D0 R
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
1 \( E% @5 z( R# ^* S

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） + c: ]% M  S7 {1 ]

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 9 r% L  K/ a& o７．年会网站之公司网站连结 ; ~2 T/ M0 t. x( k: D3 ^: f. {

' P# K: r! f) {+ ^/ Y. L/ k4 u6 x

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） . B% {! l$ i& S" X# n３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 - l: H' p) `, {9 X0 A4 I3 Z$ E５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 + K9 b+ i$ d3 [' }, S; |６、公司名称列于大会手册赞助单位 ( q# i, s; g$ E, W3 l７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： ( d& s5 x2 W8 P& D1 l9 ^１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 & `; k# _9 f: R  u5 `% g３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 & d2 G0 ?) f) Y; f  v６、年会网站之公司网站连结

/ m( `* x- K/ {1 N$ q9 K3 ~0 N

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） " D$ g/ ]% u( N1 W9 S* A$ f" g

回馈计划： 4 p$ N0 P! N9 }7 }9 D１、大会手册内页彩色广告1 页 - D" l! H/ [: ~+ ~* Y２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 . D  E4 X  {- ]' k$ ?４、公司名称列于大会手册赞助单位   ?0 G8 B" n" h3 M! c５、年会网站之公司网站连结 : L5 g4 x! N  N  P& o! V

% ^0 M" ^! v' U7 T% j( c

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 7 R: m6 I$ ~; L9 j% \7 Z１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 2 ~8 n5 m3 Z# u8 ?" z３、年会网站之公司网站连结

1 _  c4 L' G' k+ M* z+ s2 R: k六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
. U. u8 o3 {# Y1 I４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
) h) j' M1 ~& w: G３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
+ @! L6 r1 Y* ?8 Z8 C) O; |. ?8 N& c５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
4 K9 ^# b0 k8 Z( j# p8 p８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
5 c) D9 n6 Z/ z３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
+ L. D* k3 l3 L' F　◎　收入面：
$ m( y9 |& c- s. n$ C（一）预估初租之摊位数及租金收入
; [" S. d3 U1 t- l' T6 t  \　　　　（二）参观门票收入
. d8 ~3 {, G" z* U1 \" E　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
9 d( b' `) N8 k; {: ]! r　　　　（四）装潢、水电及其他收入
1 p* a& ]8 n# B# h/ y6 Z! ]1 {　　　　（五）政府补助款
  j3 \5 f8 M* T* Q　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

" w( \& q2 ?' ~' U　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
% \5 X/ n( {) ^: p; _0 G  m