展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

% ~& N- y& ]! l6 M编列预算八项原则
7 M2 _0 n6 H  m1 g1、考虑运用时间
( r( j0 n  ]% [9 {6 d# o2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5 F9 D' ~/ c( P. l4 @) P5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
/ J" J- D& Q. a1 y0 P' H/ T8、考虑回馈计划
( M3 @* _1 ~2 Z
  h% m( m9 Y( E8 {$ v二、
预算规划表
) ]! Z. b7 p/ {9 q5 M3 |& O
7 x" _! j3 o- b

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 : C7 {! u! S$ M4 T7 _! G	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 6 N1 l" l2 h! |- n# [7 O, G  g! X6 Z	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 8 R( _9 a- y. @& C* S3 [$ F; {3 H& m同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ & a3 d# R" C5 b/ y

4 J1 f2 l1 z/ l  m三、展览活动预算项目
' T, S# x5 m# V& |　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
- t9 Y" E* b7 y  @* C４、赞助收入
( k' N; |. `8 o对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
/ v" U. D0 J9 }: A6 `５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
) R! X% x8 F( H+ \5 }( W: A１、旅行交通费用
' V. I& L7 c' }0 J为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
! F/ E1 T7 ]9 Z1 p# q２、场地租金费用
! d0 T' a0 B6 ^是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
# r6 s7 q$ ~' Q! N; [% i! A费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
! z! Q7 g. t/ k9 I# t2 U4 x- V４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
7 m& D, h: ?+ t$ Z) s2 ^都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
  h6 Z; G7 G/ H" @包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
. I; P' f6 _( D; |７、行政事务费用
0 g" c& g* ~" q! k7 U  v所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
: }/ N& e0 D& N7 s7 O８、杂项支出
; r+ ?- z. P6 D包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
+ M* }4 Z: o. b: B, q. {) S特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
" {& ~& j8 ?1 z3 T１、
# H. B  b  K) [2 t" c, s直接费用
( X% @  s) a2 D+ N２、
间接费用
３、
$ D" |& P; G! j) r' C固定费用
7 Y9 s2 z; ?8 K- N2 B４、
变动费用

& v) n! |! Q5 l7 T& R+ A现金流量表
7 u/ |6 Y  s: H1 I
8 t6 ^5 ^! T) H. Z. Y# F7 B

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
8 u! [6 y* @; y( N* ^0 z; m  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
) T0 Z! z$ p! W! l　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

7 }% c) @  X; V4 `0 A　◎寻求赞助资源的做法
* l! H0 t# s- e% ]; M6 `: A１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
( f! N' B; J( Y$ s5 eII．
  P5 e0 ~/ ^: B3 c白金级２名
III．
黄金级５名
9 h; f1 }3 {3 w1 W: FIV．
3 z" v+ Q2 ]5 Y7 @. T+ X8 k0 h红宝级１０名
0 |0 C7 _& v# W2 Y. u' Y( u# {V．
9 N( x- X3 P3 K6 ?3 u蓝玉级１５名
/ l+ i: k( H  _9 J
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
) s7 _8 F! O; c  J- D6 L

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） ( Q$ S; c8 E5 H! K; n; a6 M' K

回馈计划： " ]3 m2 s( `4 @# Q１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ; X9 T' }( v  N２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 0 |; {' N1 _/ ?4 ^' o* V7 ~" i( W$ B% ]３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 - `( @$ m* N/ d" h' c$ e６．公司名称列于大会手册赞助单位 1 Y6 f( S- h* }3 g７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 1 N4 @% F$ s6 h& D: x  g) U2 k' x

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 7 A* {0 z3 A9 n3 I; w: j２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） " ]- P* x; k2 L- b' Y" r9 P３、大会手册封底彩色广告 ; Y( t3 R; u3 U9 M% m４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 F, E- m/ [; r# O" L５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 $ K$ ^& D) o: X/ |( `5 X６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 ) U" q) m, I: J- A! F6 N6 s' V

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） # H* Q7 n/ v/ h/ {! k

回馈计划： : w& S% Z/ |2 o8 ^4 _１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 1 q0 K) Q1 V2 n6 G5 n" V６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ! V8 U& E4 ]5 G2 l' ~# D

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 + i% }, ?' v9 ]1 a# W３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

. Q. o+ Y/ [: k3 M6 }3 z9 c

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

( @% D6 u" U  P' G) z% d六、展览活动成本控制
& o9 b+ r+ L& l' E　◎　支出面：
5 F) j; D2 V  D' M: I. U3 L$ o（一）硬件
9 q# c$ ]0 w- |& n0 {/ B$ F& h１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
0 t+ U! T. D. t（二）软件
; s" ^. V; |% X# j) b0 x, h' S8 ~１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
, D/ ?; V' y, T３、人事费用
3 t9 t3 L$ t) y４、开幕典礼、酒会、造势活动
; ?9 O+ p& `7 p) {0 `) c% Z５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
" T' C' K$ E  Q+ {$ A) a' Z( y（四）其他
8 i. D1 ~: `9 N) H6 F１、差旅费
２、货物运输费用
/ P0 }2 K9 t$ s' m: [( P３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
0 e" X; V# ^0 Y- Y6 d　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
7 f) v8 P: `( a3 A8 Z. b$ B　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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