展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
! E! @; m0 ^- k+ J4 |3 h- Z
( b$ L$ n: a. y! v编列预算八项原则
& D( `* Q3 b1 Y0 l% x- v/ y) H1、考虑运用时间
# I! t0 k) z% f, o5 D. v2 s* @2、项目专款专用方式                 
2 _/ s# i! a: ], S1 U0 y9 m3、尽量清晰明确
# B( Y/ {( h1 X* l( @% k: E  Y4、保留相当弹性与宽松度
6 `1 d+ m/ Z- I/ K; G6 }5、保留相关资料以被查证
2 Z. r! N* m* n! }* N7 k" @7 c6、了解各种报账程序与流向
5 l- b0 B! N& g7、运用在正确需求上
- F1 Z; I: N) e+ o, p8 ^; C8、考虑回馈计划
* c: c/ c8 s' S( k# O; X/ n0 g
4 s+ B4 ?7 B- r6 a5 ~5 B5 i8 h6 [- J二、
预算规划表
$ v0 C0 b" K9 P! |! m% _7 _
; W8 y- j- h2 E5 _% a* Z, U# y

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 # U+ X1 B& Z4 [2 T' p# c	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 , {: y- U( @% k* x1 s9 _/ T	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 1 V; Z  Q0 i  [1 b	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
! `8 I: l% U+ y2 P) ~# O: s+ W2 g　◎　收入
9 P# ^4 I! j  d9 f# c１、会务费（注册费）
4 U: g  j% k6 D由与会代表缴纳。
２、展位租金
1 D" C- F6 N- }0 P5 \由参展商缴纳。
7 a9 K/ g7 {8 L2 @. v) r! Q３、广告收入
; s7 U; ^, S) x( b由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
& j, I( A2 G( F* s4 u４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
+ I$ i- ~8 d( g' i/ t, E8 r7 u各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
8 C8 v/ j4 p; t" M１、旅行交通费用
  t9 a( f: F" ?, c( W为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
" t6 j+ B" ?. ]# G; ~25%。
% v4 v) d  N/ j9 \# \6 A6 s３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
' R' Y' {; {. l* ^; u; A费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
& M* O" C6 h* ~- m$ @" G3 q４、印刷费用
* ]2 `3 H: J  ^. P8 U& U2 j% g3 Y各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
& ?' f" U+ `0 x9 Y% h6 V５、宣传费用
# d2 R" U6 i2 N: Z* {3 B4 a. A5 Z包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
4 m$ h8 v0 @- c) p0 J  U1 @７、行政事务费用
8 V) b6 P; \8 o; ?( t% W所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
; e/ H* H6 o5 `' P4 c归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
% Q0 x% @; ~9 Z/ O8 j7 J
4 Q5 z4 n! |  Z& V四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
间接费用
% h% c/ I7 |' g: W. l4 J0 k3 X9 i３、
固定费用
４、
, U% W8 c' Q/ z8 a$ U% w# C变动费用

现金流量表
9 b1 x2 p# u  p; j# \' T
6 k5 F6 g3 k" A# Z) d2 f

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

2 `0 n( J8 V, X, ]  D1 A, w五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
4 _  `" w( a! b! X  　１、为新产品或新服务打知名度
- ?1 `9 p/ _. x$ I8 c　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
7 ^+ E& `' `' a2 \　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
( T+ s. s9 q: O2 ]; W　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
, o8 ^& D' k( g7 B: N0 e　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
$ g/ o$ e2 u. h# l" a7 h/ {６、展现公司的创意与弹性
2 V) H9 C9 m4 H- \
　◎寻求赞助资源的做法
6 G: z  W3 `2 Z1 V) C6 d/ ]- `１、拟定目标
２、区分等级
8 \# ^1 i: G2 E, `3 T, ]I．
钻石级１名
; L; R+ H# ]& e! W" R: i" G0 i1 v/ BII．
: z9 V3 C$ P0 e/ W! j白金级２名
III．
! i) j1 T5 ?; E! [' v7 h( ~黄金级５名
0 d: M8 T3 W* p& m! W8 x* Y7 oIV．
6 ?9 F+ B- I  `( [! Y0 w8 ?红宝级１０名
& P0 t3 i+ D+ V5 \& `  B0 ?V．
! B' Z6 t0 @7 V' G蓝玉级１５名
4 }1 ~2 o9 l+ S( G: Y
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） - p6 V* @2 ]3 \; S

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 1 W3 s# b$ {) w２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ( O/ i' Y  R& [５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 8 s; I( I5 U- s+ a/ f６．公司名称列于大会手册赞助单位 ) W9 o6 d/ u+ ^$ [2 M9 x7 {0 z+ c& C７．年会网站之公司网站连结 7 `+ r; h. ~% ]7 p. F: y; a

: v, E% `! ^9 Q1 a0 q/ o

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） ( H3 Y" W. _) _( G( D% e

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 0 s& i( t) n2 `" y# X２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） + P+ Z7 x/ {/ V4 t1 t  H9 ^３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 / ]7 m8 @9 d2 A& l: M7 G５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 . D5 I5 F! k1 f2 a5 n, o７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 1 c" O& O9 l8 F" H! O

" ~2 z$ ?2 q) v! p( \" O% i$ T, Y3 Q

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 $ v- j/ k* Q3 l/ q' L

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 * R6 S. P* v  s: Y8 L' |& s２、公司名称列于大会手册赞助单位 4 `% R$ i- x2 N$ T, i３、年会网站之公司网站连结 ! H  D$ I" R5 d; \# k9 N! V, i

4 o' M- R5 W# ~* W( l) G. \六、展览活动成本控制
, y4 I) f! v- R0 R4 N+ f　◎　支出面：
7 F* a) w1 M9 Y, l（一）硬件
7 V% t( [' g% O- k5 k' ]) N0 B0 K１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
2 ^& w) a8 f2 q１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
' H! F* A0 O& \0 F" t; c３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
: J% A' L1 f$ N: P( r1 g６、邮电费用
( {: L, i8 Z3 c; i７、交通接驳费用
8 l; s; V0 \- ?6 }4 J８、清洁费用
* f. U/ i' }0 c" r7 x, L3 J（三）装潢费用
（四）其他
( u3 o- S  t9 ^* f; B% `! ~１、差旅费
' b& ]/ f# ?  X% y0 V２、货物运输费用
6 L& \! K! I3 w/ i3 B% y３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
3 v+ T; K  A  Z% y: q! ]（一）预估初租之摊位数及租金收入
' q4 ?' A5 `$ Z0 t1 z$ {& s% ]3 C　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
( l5 `& H8 b0 L% S3 A! W- T　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

7 ~/ L, s5 q/ P8 Y7 c/ R　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc