展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
. H8 c/ N  w6 _% k. ^展场活动预算编列原则
# n/ ?$ k4 `; s, E
编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
2 K4 }6 P: {! N4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
" W; o, ?" y, ?- }- N" E7、运用在正确需求上
0 p1 j3 S  N* k8、考虑回馈计划
# A/ O6 |# f% c
. s, z* W! Y5 {' h二、
. I5 u) L( U9 T' J& Y$ l预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 $ {' n2 R6 s) G3 y5 x- H6 ]	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ; Y: b1 _9 I6 `5 E4 x6 ^* c# r) @同步翻译人员及现场工作人员费用 5 d, A% L& o+ y  [	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 1 G  ~2 y* j. h) j) x

三、展览活动预算项目
! P( k' q% a% C% H; ^! @* u+ \　◎　收入
- |6 y4 X9 D3 D" _１、会务费（注册费）
; ?/ |) t  @$ C2 m由与会代表缴纳。
２、展位租金
; O" b0 R# T: k: J由参展商缴纳。
8 A. S, Y. _0 {7 j4 O３、广告收入
  P$ W6 [8 \4 {& c由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
' z5 U/ X0 ?4 e8 b对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
8 Y6 M# I" ~% K５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
3 X% _) p( v  j. z( i１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
# f; s# s3 |; y% x: ?5 V) [是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
! T: ~% B& z, B2 d2 e" v/ L' u" V, h室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
$ ~- b* U! w7 F- y) w' X+ |, L" K３、餐饮费用支出
* l) c! V9 m4 V' f8 R, u9 s大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
4 S  T* E4 U- v4 c( q４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
& L& a5 `1 i* ~- x2 G都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
% Y4 ]6 k: M  J9 }& A& O3 y包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
! {& a( A$ H7 y5 e2 d* p- Z+ q６、节目费用
2 v# Y$ I' O2 D  F1 u是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
& W6 Z/ D8 ?0 t及参观等登归纳在这专案中。
. N% |6 g) f% |$ e７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
( ^2 S1 C7 [- \特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

& s( W) u$ H0 }# V四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
3 l( s) V2 g9 l4 K+ u4 q间接费用
３、
* A+ i  F+ ^" y固定费用
$ y. c/ j1 h4 q. i/ M４、
  G  U) Z% M. J/ i变动费用
! ^) H7 \9 g1 g% L. T: f0 i1 B9 l
2 `3 O4 W  K9 H! D7 ^现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
8 y- Z# p: x. F: u. n; A, x5 Q　◎争取赞助之考虑
# T  w' T' g  P: z  S* }  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
8 W+ Z6 _9 I4 ^; M# L# [　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

, k% I7 U1 N/ J1 ?　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
1 S' \5 [" S& S" N' [) E( Q２、区分等级
/ y# b; |% r, B5 \I．
% f/ c. }2 S) w8 X% y钻石级１名
II．
+ ]0 \  }  |& A& m% Z, c4 ^# P- A白金级２名
III．
1 b, `' d% x: }9 K黄金级５名
IV．
! j* {) y  x* c红宝级１０名
: x* V* r7 V2 i+ \1 D4 I6 TV．
  C& c/ p& @" W蓝玉级１５名
" P) O5 N& g& t5 Q$ L9 b& A
5 L9 n: H; s" j# G; Q! y% p  N（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 8 C' c9 k0 W0 F% I; _! Q/ l３．大会手册封底彩色广告 8 \+ F6 }. Q& M. w& V# Q４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 $ V+ i% V3 J( O# c+ y, }* U* O, N６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

! R3 d* D; q: p, O2 `

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） " V* _5 c: j8 l. X

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 0 Z8 b; c2 s* F& w4 {/ h  h3 ?２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 g* T6 U3 F# e1 P５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 ! f! `2 c1 X9 w7 I& Q) o

+ @6 s- s  D+ m9 K' O  w; U

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） ' ]' m6 f8 b9 w; c- }

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 7 c7 U3 N* r! D  \3 Z0 \３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 9 p4 K. L- E8 E2 }2 V  s& K４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 2 b# S8 |- t) X# R6 n  ]+ b; Q５、公司名称列于大会手册赞助单位 ( }9 G3 e' ^3 l3 Q6 w/ T６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） " @! D9 k  L2 F9 G

回馈计划： 4 B2 X( \$ A4 L1 Z7 Q１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ' p! W& T6 l- W% V+ ~5 @% A! Z# K５、年会网站之公司网站连结 ( C1 }# P. }. L+ c% y' a& |

* v) b8 Z* e( t# g3 Y9 ?" ^

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 2 U4 q3 `: K/ b5 T8 e* f/ m１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 - q$ w. R6 H; D２、公司名称列于大会手册赞助单位 + W% d2 E* e' V# V  M３、年会网站之公司网站连结 + q5 K9 T8 \. ?1 f

六、展览活动成本控制
, h( }1 {, j" W: O$ j( P　◎　支出面：
9 s5 |2 ]. r  o5 _- ~（一）硬件
１、展场租金。
$ y9 H5 q6 H+ h# F2 j! e２、水、电、空调费用。
' I4 h; M! t5 o" X; p３、设备使用租金。
% F0 t5 C3 s" Y6 Z9 e1 q, I４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
; x+ S! [2 T. h& V* v３、人事费用
( a0 d; w" F9 `+ ~４、开幕典礼、酒会、造势活动
- i; `' O; m5 ]; u５、印刷费用
６、邮电费用
7 a+ J# u6 t9 y4 O７、交通接驳费用
/ H3 Z0 \+ L' Z  q! H８、清洁费用
（三）装潢费用
* p% D) n4 A* p（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
! O  G9 H) N& Y　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
' g6 r+ S3 Z% E　　　　（四）装潢、水电及其他收入
. r& `0 r& U0 L$ `0 }　　　　（五）政府补助款
6 h4 r7 L3 F2 Z; e) G　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
6 n% H% r* N0 {
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
. B" R  u8 x+ y2 ^/ S